Laatimispäivä: 1.1.2025
Päivitetty: 13.2.2025
1. Rekisterinpitäjä
Askelvirta Offices Oy
Y-tunnus: 2234530-9
Osoite: Ahjokatu 14-16, 40320 Jyväskylä
Sähköposti: info@askelvirtaoffices.fi
2. Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava: Susan Aalto
Sähköposti: info@askelvirtaoffices.fi
3. Rekisterin nimi ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin nimi: Askelvirta Officesin asiakasrekisteri
Asiakasrekisteriin kerättyjä tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu
- Palveluiden laskutus ja maksujen hallinta
- Postilokeropalvelun tuottaminen ja postiliikenteen käsittely
- Lainsäädännön vaatimat raportointi- ja kirjanpitovelvoitteet
- Markkinointi ja tiedotus (vain asiakkaan suostumuksella)
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:
- Etu- ja sukunimi
- Yrityksen nimi ja Y-tunnus
- Postiosoite ja mahdollinen postilokero
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Laskutustiedot ja maksuhistoria
- Mahdolliset asiakkaan pyytämät lisäpalvelut
- Asiakaspalautteet ja yhteydenotot
5. Tietojen keräämisen ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:
- Sopimuksen täytäntöönpano (postilokeropalvelun tuottaminen)
- Lakisääteinen velvoite (kirjanpito ja verotus)
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakaspalvelu ja liiketoiminnan kehittäminen)
- Asiakkaan suostumus (markkinointiviestintä)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään pääasiassa asiakkaalta itseltään, esimerkiksi:
- Palvelun tilaamisen yhteydessä
- Asiakaspalvelun ja yhteydenottojen kautta
- Laskutukseen liittyen
7. Henkilötietojen luovutus ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta, paitsi seuraavissa tapauksissa:
- Lakisääteiset velvoitteet (esim. veroviranomaisille tai kirjanpitoon liittyen)
- Palvelun tuottamiseen liittyvät yhteistyökumppanit (esim. Accounteria Oy)
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli näin tapahtuisi, varmistamme, että siirto tapahtuu GDPR:n mukaisesti.
8. Tietojen suojaus ja säilytysaika
Tietoturvaan on kiinnitetty erityistä huomiota:
- Sähköiset tiedot on suojattu palomuurein ja salasanoin
- Paperimuotoiset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa
- Vain nimetyt henkilöt pääsevät käsittelemään tietoja
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa ja sen jälkeen lakisääteisen ajan (esim. kirjanpitoa koskevat velvoitteet). Tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti.
9. Kirjepostin käsittely ja hävittäminen
Askelvirta Offices huolehtii kirjepostin käsittelystä ja hävittämisestä tietoturvallisesti. Postilokeropalvelumme sisältää seuraavat toimenpiteet:
- Kirjeposti avataan ja skannataan vain asiakkaan pyynnöstä, ja sen käsittelee vain valtuutettu henkilöstö.
- Skannattu posti toimitetaan sähköisesti asiakkaalle.
- Asiakkaan pyynnöstä fyysinen posti voidaan säilyttää lukituissa tiloissa tai lähettää eteenpäin asiakkaalle.
- Kaikki käsitelty posti tuhotaan tietoturvallisesti silppuamalla niin, että tietoja ei voida rekonstruoida.
- Kaikki postin käsittelyyn osallistuvat noudattavat tarkkoja tietoturvakäytäntöjä ja ovat sitoutuneet salassapitosopimukseen.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
- Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot
- Oikeus tietojen oikaisuun
- Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”), jos käsittely ei ole enää tarpeen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus vastustaa käsittelyä (esim. suoramarkkinointi)
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetulle)
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi voi ottaa yhteyttä sähköpostitse: info@askelvirtaoffices.fi
11. Evästeet ja verkkosivujen seuranta
Askelvirta Officesin verkkosivut voivat käyttää evästeitä palvelun parantamiseen. Käyttäjä voi hallita evästeasetuksia selaimensa asetuksista.
12. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää, jotta se vastaa lainsäädännön ja palveluiden muutoksia. Suosittelemme tarkistamaan selosteen säännöllisesti.
Lisätietoja:
Askelvirta Offices Oy
info@askelvirtaoffices.fi
